Auditando

Cómo Recibir una Auditoría de Calidad

Las emociones capturadas en una palabra dependen en gran medida de nuestras experiencias y recuerdos que la palabra conjura. Seguro que para la mayoría de nosotros la palabra “auditoría”trae una mezcla de emociones. Algunos de nosotros sentimos un poco de miedo, otros podrían sentir molestia o aburrimiento, un porcentaje muy pequeño y extraño de nosotros (¡me anoto!) puede sentir emoción al recibir y participar en una auditoría. Ya sea que la idea de recibir una auditoría sea aterradora o molesta, hay maneras sencillas de prepararse para recibir una auditoría de calidad exitosa y asegurar recuerdos felices para ti y tu organización. Estos 5 pasos podrían ayudarte:

1 – Conoce tu auditor

Antes de recibir una auditoría, asegúrate siempre de conocer a tus interlocutores. Las auditorías pueden ser realizadas por clientes, reguladores, organismos de certificación o tus propios auditores internos. En cada caso, comprender a cada una de esas personas te ayudará a prepararte mejor.

Un cliente que te audita como parte un contrato puede enviar a uno de su personal o un auditor de tercera parte. Los auditores contratados son más propensos a buscar tantas no conformidades como sea posible con el fin de demostrar su valor a su cliente. El personal del cliente, sin embargo, estará especialmente interesado en los procesos y productos y puede preferir preguntas más técnicas.

2 – Date un paseo previo a la auditoría

 Seguramente conoces bien el área de producción de tu empresa, sin embargo, vale la pena darte un paseo por las instalaciones antes de una auditoría pero con el ojo de auditor, a ver si observas algo que se destaca. Yo, cuando audito, hago siempre este tipo de paseo.

Y ¿qué debes mirar? Lo que mira cualquier auditor: ¿están las cosas ordenadas y en su sitio? ¿La documentación está disponible y al día? ¿los equipos de medición tienen etiquetas vigentes). Este tipo de cosas.

Es buena idea, después del paseo enviar una nota al responsable del área con cualquier sugerencia o problema encontrado que debe resolverse. Esto te ahorrará algunas observaciones potenciales del auditor y te sentirás más cómodo durante la auditoría.

3 – Entrena al personal

Prepara una formación básica sobre como comportarse durante una auditoría. Esta formación debería incluir la mejor manera de responder preguntas de los auditores, como interactuar con un auditor de forma educada y profesional y, tal vez, orientación de cómo explicar temas operacionales a auditores no técnicos.

Otra estrategia es la de identificar el personal clave de cada función que mejor pueda participar en las auditorías. Estos colegas serán tus candidatos para enfrentar los auditores y los mejores representantes de tu empresa.

4 – Conoce tus debilidades

Los buenos auditores auditan por proceso y tratan de encontrar “pistas” a seguir. Podrían comenzar pidiendo cómo funciona el proceso, y al compararlo con los procedimientos disponibles puede que descubra que se está utilizando una versión anterior o que se están saltando algún paso requerido. Pedirán los registro de los controles y podrían hallar que se han saltado alguno y así, seguir ‘hilando’ hasta completar su ‘evidencia’. 

Sabemos que hasta las mejores empresas tienen áreas débiles. Hay dos maneras de lidiar con este problema. La primera es abordarlos abiertamente con el auditor en la reunión de apertura. La mayoría de los auditores responden favorablemente a una comunicación transparente y auténtica. La segunda es asegurarse que esas área débiles permanezcan fuera de la ruta de una de las pistas que podría seguir el auditor. Esto no es imposible pero, por supuesto, requiere una planificación cuidadosa. No la aconsejo, porqué un hallazgo del auditor podría darte una idea de mejora que no habías considerado.

5 – Incluye la preparación en  tu cultura de calidad

Considerar que siempre se está listo para una auditoría, en la práctica no resulta así. Claro que para aquellas empresas que reciben un par de auditorías de seguimiento del certificador, una serie de auditorías internas y una treintena o más auditorías de clientes, estar listos es una cuestión de frecuencia. Pero para aquellas empresas que reciben menos auditorías adoptar una cultura de preparación para internalizar la noción de que los aspectos de cada rol y proceso podrían ser auditados algún día por un auditor.

 La palabra auditoría puede que nunca llegue a traer recuerdos agradables. Sin embargo, si implementas estas cinco recomendaciones, comenzarás a crear recuerdos positivos asociados con la palabra “auditoría”. Esto hará que eventualmente llegarás a considerar tu próxima auditoría como una oportunidad de mejora para ti y tu organización.

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