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¿Normas ISO para Abordar una Pandemia?

La última semana de septiembre del 2019, se presentó un documento en Nueva York coincidiendo con la cumbre de la ONU sobre cobertura sanitaria global. El documento “Informe Anual sobre Preparación Mundial de Emergencias Sanitarias”. En sus conclusiones decía que el espectro de una urgencia sanitaria global se vislumbra en el horizonte. Sería genial decir que estamos preparados para lo que puede venir, pero no es así”. “Durante mucho tiempo hemos permitido que se suceda un ciclo de pánico y abandono: prodigamos los esfuerzos cuando surge una amenaza grave y nos olvidamos rápidamente cuando remite”, reza el documento entregado a la ONU.

Al día de hoy, esa falta de preparación ha causado la terrible situación actual del COVID-19 y que todavía no sabemos qué consecuencias tendrá para la economía mundial. Los expertos afirman que “la cuestión no es si tendremos otra pandemia, sino cuándo”.

La pregunta es: ¿Estaremos preparados?

Al día de hoy, esa falta de preparación ha causado la terrible situación actual del COVID-19 y que todavía no sabemos qué consecuencias tendrá para la economía mundial. Los expertos afirman que “la cuestión no es si tendremos otra pandemia, sino cuándo”.

Qué significa ‘estar preparados’ para las empresas

No hay duda de que cada pandemia causa daños a las empresas en todo el mundo. Los problemas que tienen que enfrentar consisten, entre otros, en:

  1. La disminución de la demanda de sus productos o servicios (o, para aquellas que producen productos o prestan servicios de primera necesidad, un fuerte aumento de la demanda).
  2. La dificultad del contacto físico entre el personal y sus clientes y proveedores, por temor al contagio.
  3. La dificultad del financiamiento para abordar la situación y sobrevivir como empresa

Para abordar los primeros dos problemas (como no soy experto en finanzas, dejaremos el tercer problema para que lo comenten los que sí lo son), las empresas generalmente comienzan a reaccionar:

  • superando la falta de contacto físico con clientes, proveedores y sus empleados mediante el uso de medios electrónicos de comunicación;
  • pidiendo a sus empleados que usen lugares alternativos para trabajar, principalmente desde sus hogares u otros lugares remotos; cuando esto no es posible, suministra equipos de protección a su personal e introducen reglas para el distanciamiento social.
  • utilizando canales alternativos para la entrega de sus productos a través de servicios de logística subcontratados.

Pero, al realizar estos cambios a su manera de operar, las empresas enfrentan varios desafíos:

  • al cambiar drásticamente la forma en que opera sus actividades, ponen en peligro la continuidad de sus operaciones.
  • al acceder a los datos de los dispositivos privados de los empleados y sus hogares, y al procesar los datos a través de varios proveedores de servicios en la nube y socios logísticos, la seguridad de la información también está en peligro.
  • finalmente, esta nueva forma de hacer negocios requiere diferentes tipos de habilidades tanto de los empleados como de los socios en la cadena de suministro, por lo que la calidad de la entrega de productos y servicios está en peligro.

¿Cómo podemos abordar esos desafíos? En vez de “reinventar la rueda”, podemos buscar directrices en las normas ISO.

ISO 9001

La mayoría de las empresas ya tienen implantado al menos un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001. Es hora que lo ponga a valer para beneficiar al negocio.

La norma tiene requisitos para la comunicación con los clientes y se debe revisar el procedimiento actual para añadir el tipo de comunicación que deberá utilizarse en caso de una pandemia. Hay requisitos para evaluar, escoger y controlar los proveedores. Deberá revisarse el procedimiento actual para añadir a dichos requisitos la actuación en caso de pandemia. Hay requisitos para la toma de conciencia y la formación del personal, a los cuales deberá añadirse la formación para operar en situaciones de pandemia.

ISO 27001

Al sistema de gestión de la calidad pueden añadirse sin mucha dificultad los requisitos aplicables de la ISO 27001 analizando, por ejemplo, el tipo de incidentes que puedan ocurrir a los datos almacenados en sus ordenadores y comunicados a través de internet y establecer requisitos para contraseñas, cifrado de datos, copias de seguridad, etc.

ISO 45001

La ISO 45001 es una norma que también está implantada en muchas empresas y contiene requisitos que van más allá de simplemente cumplir con las leyes y regulaciones de salud y seguridad en el trabajo. Los requisitos de identificar los peligros y sus riesgos asociados pueden ampliarse incluyendo aquellos que se esperan en una pandemia, tratando de identificar los cambios que se necesitan para mantenerse seguro en el trabajo, tales como distanciamiento social, herramientas de limpieza, eliminación de papeles para evitar que varias personas entren en contacto, preparando reemplazos por si habrá que desempeñar nuevos roles o nuevos trabajos en caso de que alguien tenga que quedarse en casa o se contagia, etc

ISO 22301

A través de los requisitos de la ISO 22301 se puede abordar lo relativo a la continuidad de las operaciones, realizando una evaluación de riesgos y un análisis de impacto comercial, para desarrollar una estrategia de continuidad operacional y comercial en caso de pandemia y tener listo un plan para abordarla si se presenta.

Lo que hay que hacer en situaciones de pandemia es impredecible hasta un cierto punto. Tener un plan de actuación de antemano ayudará a la empresa, dándole una ventaja inicial para que no se tenga que inventar todo sobre la marcha. Otras ventaja de tener un plan para esas situaciones es la de hacer sentir al personal y a los clientes más seguros de que en una crisis sus necesidades no serán olvidadas, lo que podría tener un impacto tanto sobre la productividad como en las ventas.

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