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Mejores Procesos de Negocio a Través de ECRSA

Reflexionando sobre como en las empresas se descuida la mejora continua requerida por la Norma, me he encontrado con un artículo interesante sobre el ECRSA que me trajo muchos recuerdos de cuando yo estaba empezando en lo que hoy llamamos calidad y que en esa época llamábamos mejora de procesos. ECRS es en realidad, un acrónimo de ingeniería industrial. Significa Eliminar, Combinar, Reorganizar, Simplificar, con la adición de Automatizar. ECRSA nos ayuda a pensar en formas de mejorar nuestros procesos de negocio después de haberlos representado gráficamente.

Eliminar. ¿Podemos dejar de hacerlo?

Así como la sobreproducción es el mayor desperdicio de producción, los procesos de negocio a menudo se ven afectados por hacer un trabajo más allá de lo que los   clientes necesitan. El trabajo que se ha realizado de la misma manera durante mucho tiempo es un candidato ideal para encontrar cosas que eliminar. Muchas actividades rutinarias, como las reuniones diarias, la creación de informes, la participación en cadenas de correo electrónico, la verificación de datos o la corrección de pruebas, pierden el foco y pierden valor con el tiempo. Es posible que categorías completas de actividad o gasto, como publicidad, políticas internas o servicios, ya no sean eficaces. Cuando esto sea cierto, se pueden eliminar. Todo lo que se necesita es preguntar: “¿Cuál es el propósito de esta actividad?” y “¿Quién necesita el resultado de esta actividad?”, y luego revisar lo que esa persona hace.

Combinar. ¿Podemos lograr más de una cosa en un solo paso?

En el nivel más básico, se trata de un intento de crear un poco de flujo utilizando el tiempo de espera, el tiempo de transporte y el tiempo de procesamiento para completar tareas adicionales. En casos extremos, dentro de las organizaciones funcionales tradicionales, una persona abre un archivo, realiza una tarea, lo cierra y lo pasa a la siguiente persona. Las organizaciones centradas en el flujo diseñan el trabajo para que las personas realicen una serie de pasos mientras tienen el archivo abierto. A menudo, es igual de rápido y de mejor calidad que una persona progrese o complete un proceso, teniendo en cuenta las pérdidas de preparación y cambio de tareas.

Reorganizar. ¿Podemos mejorar alterando el tiempo, la secuencia o las entradas?

Una vez que aceptamos que una actividad es necesaria o al menos inevitable, es hora de cuestionar si la estamos haciendo en el momento adecuado, con los recursos adecuados y de la manera correcta. No les pedimos a los cirujanos que recojan, limpien y guarden sus instrumentos quirúrgicos. Podemos dividir las entradas y los elementos de preparación de los procesos de negocio para reorganizar mejor el trabajo. Esto puede significar que dos personas intercambien tareas para las que son más adecuados. Puede implicar dividir las tareas por lotes y hacer que las personas las hagan individualmente. Puede ser que una persona realice una serie de tareas de apoyo para liberar tiempo para los demás.

Si lo estuviéramos haciendo a mano, ¿podríamos usar una herramienta? Si estuviéramos usando una PC, ¿podríamos usar una aplicación móvil? O viceversa, como en, ¿sería mejor realizar manualmente una tarea hecha por medio de software? Reorganizar puede ser una simple cuestión de cambiar la secuencia del flujo de información, comenzando el día con una toma de decisiones en lugar de terminar el día con ella, o viceversa. La reorganización tiene la gama más amplia de posibilidades, por lo que debemos proceder con cuidado.

Simplificar. ¿Podemos hacer menos para lograr el mismo objetivo?

Es fácil confundir la simplicidad con la eliminación de pasos innecesarios. Pero hay una diferencia importante. Por ejemplo, cuando eliminamos un informe, dejamos de crearlo y enviarlo porque reconocemos que podemos prescindir de él. Cuando simplificamos el informe, encontramos una manera de eliminar algunos elementos de tiempo o esfuerzo de la tarea. Podemos usar una plantilla para acelerar su creación, aclarar y reducir la información requerida, o cambiar la política para que una foto y un texto de un teléfono móvil reemplacen un documento escrito formalmente.

La simplificación está al final de ECRS porque es el paso más difícil. Otra forma de decir esto es que simplificar es mucho más fácil una vez que detuvimos las actividades desconectadas, combinadas las no esenciales y las hemos reorganizado correctamente.

Automatizar. ¿Podemos utilizar tecnología probada, flexible y de bajo costo?

La automatización viene en último lugar porque queremos evitar a toda costa la automatización de procesos de negocio innecesarios, desarticulados, mal organizados y complejos. La tecnología de la información no siempre se diseña en torno a procesos optimizados. Una vez que hemos invertido en una automatización costosa, ya sean sistemas de información médica o maquinaria de producción, puede resultar muy difícil eliminar, combinar, reorganizar y simplificar nuestros procesos. ECR y S vienen antes que A por esa razón.

ECRS para la vida cotidiana

ECRS se aplica igualmente bien a los procesos de negocio, físicos, industriales, hoteleros, minoristas y otros procesos de servicio a personas. En estos días en que muchos de nosotros estamos tratando de no salir con tanta frecuencia y respirar el mismo aire que otros humanos, los pasos de ECRS pueden guiarnos para eliminar, combinar, reorganizar o simplificar nuestros viajes. Y por supuesto, siempre podemos examinar nuestros gastos personales o familiares para eliminar artículos no esenciales, combinar servicios como seguros u otras compras cuando esto se traduzca en descuentos, reconsiderar el momento de las compras y simplificar nuestro estilo de vida en general.

La publicación “Better Business Processes through ECRSA”, por Jon Miller, apareció primero en Gemba Academy. 

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